各有关部门、单位：
为保持学校与校友的长期联络，构筑良好的联络沟通平台和渠道，促进学校和广大校友的共同发展，学校决定继续从2019届毕业生中聘任校友联络员和各项校友信息收集工作，具体事宜如下：
一、校友联络员聘任工作
（一）校友联络员基本条件 、职责、权利
1.热爱母校，关心母校发展，热心并愿意为同学服务，乐于奉献；
2.群众基础较好，具有良好的组织沟通协调能力，在年（班）级毕业生中具有较强的影响力和号召力，能积极地组织年（班）级校友开展活动；
3.在校期间曾担任过学生干部的同学优先；
4.工作稳定、联系方便；
5.关注本班同学去向，及时更新班级通讯录，定期将变更信息反馈至河南中医药大学校友与社会合作办公室及所在院部；
6.关注本班同学发展情况，提供本年级（班）校友在各行各业取得的重要业绩，及时向所在校友会和母校互通信息，收集校友对学校的意见和建议；
7.组织本班级、年级校友聚会，及时向校友会反馈聚会信息； 协助学校校友会举行各类校友聚会活动，积极配合学院做好接待和宣传报道工作，负责推荐本年级（班）优秀校友；
8.带头并动员班级同学积极参加河南中医药大学各院部、各校友分会活动；
9.联络员本人如有工作单位或联络方式的变化，须及时向院部和校友会反馈信息，以便保持长期联系；
10.受聘人员由校友总会颁发《校友联络员聘书》；
11.受聘人员优先受邀参与河南中医药大学校友会、所在院部及各地校友分会组织的相关活动；
12.获得学校校友会赠送的校友刊物《河南中医药大学校友》；
13.参与评选“河南中医药大学优秀校友联络员”。
（二）校友联络员聘任程序和职数设置
1.本科生可按专业分设校友工作联络员1—3名（专业人数大于150人的可设2-3名） 各院部可根据具体情况，适当增加名额；
2.研究生按班级设置校友工作联络员１名；
3.毕业生校友工作联络员采用自荐和学院推荐相结合的方式。各院部负责本院部毕业生的报名和审核。
二、2019届毕业生校友基本信息采集
为进一步完善校友信息数据库，学校决定采集2019届毕业学生信息，采集要求及注意事项如下：
（一）所有基本信息须使用通知附件中提供的《2019届毕业生信息表》进行信息录入，为确保信息导入，请勿修改信息表结构或添加其他项目。采集后各二级院部所有学生信息在一个EXCEL工作表中，请勿新建多个工作表或文件。学生姓名中间不可有空格，凡是显示时间的字段，请按照“年-月-日”填写，如：2014-9-5。除日期以外，信息中任何字段不可带有标点符号。不明确之处，请提前沟通。
（二）各院部毕业生信息采集工作由分管学生工作的院部领导具体负责，请高度重视，确保填报数据的准确性。
（三）各院部学生信息按先本科生后专科生的顺序编排。
三、2019届毕业生合影照片收集归档
（一）收集办法、要求
各院部组织拍摄并汇总毕业班的合影后，统一将相片（1张）和相片的电子版报送至校友与社会合作办公室。
1.每个院部报送的电子版文件夹内应包含以“xxx级xxx专业xxx班级”为命名的子文件夹若干个。子文件夹包含以下内容，一是以“xxx级xxx专业xxx班级”命名的电子照片一张；二是用word文档的形式对照片中人员给予身份说明，名单要与照片上人员排列顺序一致对应，并将教师姓名下划线标注。
如：河南中医药大学xxx学院xxx级xxx专业xxx班毕业合影人员名单注（划线者为教师）：
第一排左起：xxx xxx xxx xxx xxx xxx
第二排左起：xxx xxx xxx xxx xxx xxx
第三排左起：xxx xxx xxx xxx xxx xxx
第四排左起：xxx xxx xxx xxx xxx xxx
2.纸质版照片的要求和电子版一致：照片正面应印有“xxx学院xxx级xxx专业xxx班级”及拍摄时间，背面应按照队列顺序印有参加拍照人员姓名。
四、信息收集时间安排
请各院部认真收集、按照要求规范整理，校友联络员登记表于2019年6月10日前加盖公章报送；毕业校友信息、毕业班合影信息于2019年6月30日前报送校友与社会合作办公室。
联 系 人：范 涛
联系电话：86563967
报送地址：BN712室
电子邮箱：hzyxyh@126.com
校长办公室、校友与社会合作办公室
2019年5月14日
